“Is een dagcoördinator écht nodig?” Amai, had ik ongelijk!

Als je Eva en Tijs op hun huwelijksdag zag, zag je twee mensen die volop aan het genieten waren. Van elkaar, van hun gasten en van alles wat ze samen hadden opgebouwd. Geen stress, geen vragen van leveranciers en geen blik op de klok om te controleren of alles nog volgens planning verliep.

Gewoon trouwen, vieren en genieten.

En dat was exact de bedoeling.

Alles zelf georganiseerd

Eva is een organisatorisch talent van formaat. Geef haar een online planner, een berg ideeën en een trouwfeest om uit te werken en ze gaat ermee aan de slag. Tijs is dan weer iemand die graag de handen uit de mouwen steekt. Samen bedachten, planden en realiseerden ze hun huwelijksdag helemaal zelf.

Ze gebruikten daarvoor de eerste versie van mijn online sfeerplanner. Wanneer ze onderweg een vraag hadden of een tip nodig hadden, wisten ze dat ze bij mij terechtkonden. Ik hielp hen ook om de afspraken met de locatie vast te houden, zodat iedereen wist wat er verwacht werd en de gemaakte afspraken op de dag zelf ook werden nagekomen.

Tijdens de voorbereiding leerde ik Eva en Tijs steeds beter kennen. Niet alleen hun planning, maar vooral hen als koppel: wat ze belangrijk vinden, van welke sfeer ze houden en waar ze absoluut geen stress over wilden hebben. Daardoor kon ik op hun trouwdag beslissingen nemen waarvan ik wist: dit is wat zij nu nodig hebben. Een goede dagcoördinatie begint niet op de ochtend van het huwelijk, ze begint al vanaf de eerste kennismaking.

Want hoe goed je alles vooraf ook organiseert, op een huwelijksdag zelf gebeurt er altijd wel iets.

Terwijl zij genoten…

Bij aankomst bleken de enthousiaste jobstudenten achter de bar niet te weten hoe of waar ze moesten beginnen. De receptie moest nog worden klaargezet, leveranciers kwamen toe met vragen en ondertussen tikte de klok rustig verder richting de komst van de eerste gasten.

Dus hielp ik de bar op gang, bedacht een plan B voor de koffie en zorgde ervoor dat niemand door had dat er iets fout gelopen was.

Geen telefoontje naar Eva. Geen getuige die zijn feestkleding moest inruilen voor een geïmproviseerd baruniform. Gewoon oplossen en verder.

Doorheen de dag zorgde ik ervoor dat iedereen precies wist waar hij moest zijn en wat er moest gebeuren. De floriste, cateraar, crèmekar en dj konden met al hun praktische vragen bij mij terecht, van hun werkplaats tot elektriciteit en water. Ook zij werden goed verzorgd, want leveranciers die niets tekortkomen, kunnen op hun beurt het beste van zichzelf geven. Ondertussen hield ik de lijntjes tussen de bar en de cateraar kort, begeleidde ik de gasten naar hun plaats en maakte ik zelfs voor de ongeplande speeches ruimte op het juiste moment.

Terwijl de gasten buiten genoten van hun aperitief, was ik binnen alweer bezig met wat daarna kwam. De tafels voor het dessertbuffet werden klaargezet, de kaarsen op het juiste moment aangestoken en wanneer het programma wat uitliep, schoof ik achter de schermen met de timing. Zonder haast, zonder dat iemand het merkte en vooral zonder dat Eva en Tijs ermee bezig hoefden te zijn.

Na het dessert mocht de zaal haar volgende gedaante aannemen. Tafels en stoelen maakten plaats voor het dansfeest, de statafels kwamen naar binnen, de kaarsen gingen aan en de dansvloer werd gezellig herschikt. Terwijl ik met de dj afstemde wanneer de openingsdans kon beginnen, stond ook de tafel voor de midnight snack alweer klaar. Zo vloeide het ene moment bijna vanzelf over in het volgende, al gebeurde daar achter de schermen natuurlijk nét iets meer voor dan de gasten konden zien.

“Oh boy, had ik ongelijk”

Tijs vertelde me dat hij vooraf wel dacht dat ik mijn werk goed zou doen. Alleen had hij zich ook afgevraagd of het écht nodig was om hiervoor iemand in te huren.

Tegen het einde van het feest kwam hij daar lachend op terug:

“Amai, had ik ongelijk. Het is niet normaal wat jij voor ons gedaan hebt. Daardoor konden wij alles loslaten en echt genieten.”

Dat is exact waarom ik zo graag doe wat ik doe.

Niet omdat Eva en Tijs hun dag zelf niet konden organiseren, integendeel. Ze hadden alles prachtig uitgedacht en zelf gerealiseerd. Maar zelfs de grootste organisatietalenten kunnen op hun trouwdag niet tegelijk bruid, bruidegom, aanspreekpunt, timekeeper, probleemoplosser en leverancierscoördinator zijn.

Op die dag moesten zij niets meer regelen. Ze mochten eindelijk beleven wat ze zo lang hadden voorbereid.

Beter dan haar dromen

Een paar dagen later kreeg ik dit berichtje van Eva:

“Ik had een beeld van mijn trouwdag in mijn hoofd, maar het is beter geworden dan mijn dromen. De setting was prachtig, maar vooral de mensen waren zo harmonieus en hartverwarmend. Tijs en ik konden zorgeloos genieten en dat was dankzij jou!”

Ze bedankte me om alles in goede banen te leiden, alle vragen op te vangen en zo goed voor haar oma en opa te zorgen. Die laatsten hadden het achteraf trouwens opnieuw over hoe goed er voor hen gezorgd was. Een groter compliment kan ik me bijna niet wensen.

Het was een prachtige dag, gevuld met warme mensen, fijne momenten en vooral twee mensen die écht hun liefde konden vieren.